Impresoras, Multifuncionales, Gestión de Documentos y Servicios de Impresión

El escenario

Vamos a segmentar el escenario para una mejor comprensión de los temas, con el desafío de definir lo que es relevante para el canal integrador y los negocios pandémicos.

Impresoras

Las impresoras, salvo las de muy alto volumen y las especializadas en segmentos de nicho muy particulares, han desaparecido de la oferta del consumidor y la oferta empresarial comercial en general. Sin embargo, este nicho de mercado no ha muerto ni se encuentra en vías de extinción. Por el contrario, la reducción de la oferta general, ha convertido a este rubro en un rubro más rentable que el negocio de la venta de equipos e insumos de equipos convencionales de impresión, sean o no multifuncionales.

Las impresoras digitales y de producción son realmente maravillas tecnológicas que producen 2 millones o más de copias mensuales en alta velocidad, alrededor de 150-300 ppm (Páginas por minuto). Otras impresoras especializadas, imprimen en plásticos o metales, producen ediciones digitales completas de bajo tiraje y alta calidad y requieren, por supuesto, consumibles especializados.

Algunas impresoras forman parte de sistemas completos de prensa digital, ocupando espacios de producción reservados para tecnologías tradicionales, en virtud del abaratamiento de los precios, tanto de los equipos, como los consumibles asociados a su operación a gran escala.

Multifuncionales

Dejando de lado las multifuncionales domésticas de formato pequeño (A4, por ejemplo), no hay que perder de vista que existen también multifuncionales empresariales de alto volumen y calidad que rivalizan con las impresoras especializadas de alto volumen. Sin embargo, la adquisición de los sistemas de impresión empresariales, ha decaído consistentemente en favor de los servicios de impresión, tema que tocaremos en esta entrega.

En el caso de las empresas que optan por poseer estos equipos, enfrentan a tendencia de centralizar o compartamentalizar los servicios de impresión, entre otras configuraciones no triviales, por lo que requieren experiencia técnica, que cada vez es más escasa en las empresas, sobre todo las medianas a grandes.

Las tecnologías detrás de este rubro, no han presentado cambios paradigmáticos, sin embargo, se han seguido enfocando de manera notable, en bajar costos de equipos y materiales, así como insumos. La consciencia energética y los consumibles biodegradables, así como la posibilidad de reducir los cartuchos y empaques mediante el uso de insumos a granel, marcan la pauta de este rubro. Cabe señalar que la complejidad operativa adicional, da lugar al crecimiento del servicio técnico bajo demanda y bajo contrato, tema que detallaremos más adelante.

Gestión de Documentos

En nuestros tiempos de pandemia, la generación de documentos empresariales tradicionales se ha visto severamente reducida en favor, casi de manera obligada, del intercambio documental digital. En este sentido, las empresas no han tenido desde el día uno de la cuarentena, el tiempo suficiente para prepararse, con lo que existe una brecha significativa en este rubro, en especial, en mantener la característica de ciertos documentos para ser validados y auditados.

Con el reinicio de los servicios de Courier y delivery masivos, incluyendo servicios de correo certificado, se han reanudado con cierta lentitud, las actividades que requieren documentos físicos, por ejemplo, las notarías, contadurías y actividades estructuralmente similares.

Sin embargo, las iniciativas por retomar el concepto de “paperless” han tenido una resurrección sorprendente, mas por necesidad que por vocación ecológica o pragmática, con lo que este rubro ha ganado espacios nuevos tanto en el manejo de documentos físicos como electrónicos.

Servicios de Impresión

Los servicios de impresión han sido golpeados duramente por la pandemia, sin duda. Su recuperación depende casi por completo, en el regreso paulatino a la normalidad, es decir, el regreso a las grandes oficinas tradicionales, cuya densidad de empleados y funciones, justifica justamente el meollo de este negocio: Ofrecer una alternativa económicamente atractiva versus la propiedad y operación directa de los sistemas de impresión y los insumos correspondientes.

Este segmento, si no se reinventa usando tecnología de servicios en la nube, está condenado a desaparecer si es que la pandemia se prolonga más de lo esperado.

El negocio, las oportunidades y las amenazas

Impresoras

Las oportunidades en impresoras y sistemas de impresión y producción digitales, no son muchas. Hay que tener en cuenta que el consumo colateral de esta clase de producción, superior en volumen a la empresarial, pero inferior por ejemplo a la prensa escrita convencional, depende en buena parte del consumo comercial. Hace ya buen tiempo que los folletos, trípticos y demás papelería colateral de uso comercial, provienen de estos sistemas digitales.

Esto se explica en buena parte por la flexibilidad y rapidez con la que se llega desde el boceto al producto, la misma que explica por qué es económicamente atractivo operar estos sistemas, que pueden atender perfectamente la demanda de volumen medio, por ejemplo, 10,000 folletos para una campaña impresos de un día para otro (Usando papel de formato grande y corte digital) versus 48-72 horas mas los costos tradicionales de prensa electromecánica.

Con la disminución de flujo forzada en centros comerciales y tiendas, con aforos a veces de 25% o menos, la demanda se ha orientado fundamentalmente a cubrir campañas relacionadas con salud y prevención, lo que ha impedido en buena parte que colapse este negocio por completo.

La amenaza de este sector se encuentra en el crecimiento de las compras por internet, donde no es necesario el complemento impreso para el cliente de pasarela o el cliente potencial de vitrina. Un porcentaje significativo de este desplazamiento se debe y deberá, al miedo a salir de la mayoría de la población, vulnerable o no al covid-19.

Multifuncionales

La venta de multifuncionales SOHO (Para oficinas pequeñas o para la oficina en el hogar) no ha crecido significativamente, excepto en los casos donde el trabajo en casa implica la producción de documentos físicos, como en el caso de las profesiones técnicas relacionadas con ingeniería, las profesiones contables y financieras, las profesiones relacionadas con el trabajo legal y similares.

Como es de esperarse, la venta de multifuncionales empresariales, destinadas a las oficinas masivas tradicionales, han sufrido un doble revés: Las empresas que las solían comprar para sus oficinas y las empresas que las compraban para brindar servicios de impresión, están igualmente afectadas por las restricciones de reiniciar la ocupación de espacios de trabajo cerrados, es decir, las grandes oficinas.

No obstante lo anterior, todavía existen oportunidades de mantener si no todo el caudal comercial, algo de él, en el rubro de mantenimiento, ya que estos equipos no están hechos para estar parados indefinidamente, salvo cuando están nuevos y antes de su operación inicial.

Como en muchos otros rubros, las pequeñas empresas que dependen del día a día en este rubro, enfrentan una situación especialmente dura y no pocas han tomado la difícil decisión de suspender operaciones o cerrar el negocio ante la incertidumbre en el rubro.

Gestión de Documentos

La gestión de documentos digitales ha crecido y se perfila como una nueva realidad futura. Muchas empresas han descubierto los enormes ahorros del trabajo sin papel o “paperless”, sin embargo, hay rubros donde esto no es permitido por las leyes, regulaciones y normas técnicas, por ejemplo, en la industria financiera, inmobiliaria, automotriz y legal.

Esta última condición ha permitido que permanezcan la mayoría de empresas dedicadas al manejo de documentos físicos, por ejemplo, la gestión de archivos, cosa que en algunos rubros implica la práctica arcaica de almacenar documentos transaccionales por décadas. Las compañías que almacenan archivos, proporcionan por lo general, una herramienta asociada para que el cliente pueda realizar búsquedas y solicitudes de copia de los documentos almacenados.

La oportunidad de negocio más clara en este sector, está en las consultorías y asesorías relacionadas con el ciclo de vida de la información empresarial, hoy más importante que nunca, ya que la pandemia ha traído de regalo, nada menos que una proliferación de información no estructurada, almacenada incluso en medios no controlados por las empresas, como cuando el empleado trabaja desde casa con su computadora personal.

Servicios de Impresión

El negocio de los servicios de impresión se encuentra seriamente deprimido por las razones antes expuestas, que impiden el regreso a las oficinas tradicionales.

Sin embargo, los servicios y conceptos detrás de la tercerización persisten. Por ejemplo, los controles de impresión y los derechos de impresión, por lo que los proveedores de servicios de impresión tienen la oportunidad de reinventarse ofreciendo controles de impresión en nube, en los que se tengan que enrolar los empleados que trabajan desde casa para mantener un control sobre sus impresiones.

Igualmente pueden asociarse con empresas proveedoras del PCs para el sector educación y armar un paquete de computador e impresora gestionados para que la empresa mantenga el control de contenidos y la postura de seguridad estándar.

El riesgo evidente para este rubro, como para muchos otros, es que la pandemia se prolongue demasiado o peor. Se vuelva endemia y lleve a la extinción rubros enteros de la industria.

Negocios colaterales

Mantenimiento de Infraestructura

Considerada una actividad esencial, no se ha mantenido en los niveles pre-covid-19 debido fundamentalmente a la desinformación y a la ausencia administrativa en las oficinas (Lo cual es otro error de interpretación de la cuarentena).

Lo cierto es que hay un retraso en el mantenimiento preventivo y correctivo de un número considerable de equipos propios o tercerizados que requiere acciones en el corto plazo.

Con la apertura de la cuarentena hacia los servicios técnicos en general, es posible que las empresas deriven buena parte de su capacidad ociosa en recursos humanos hacia estos servicios. Hay que tener en cuenta que la mayoría de equipos no se pueden simplemente apagar y dejar a su suerte en las oficinas, sobre todo cuando se encuentran apagados también los sistemas de aire acondicionado, se acumulan el polvo y la humedad y en muchos casos, hasta se desconecta la energía en el piso completo por la ausencia de personas.

Seguridad informática y física

El impedimento de trabajo presencial comercial y empresarial, no es un impedimento para que los activos digitales puedan ser atacados.

Igualmente, una intrusión física en una oficina virtualmente desierta, puede significar no solo el robo de activos tangibles, sino, peor aún, de activos intangibles, como bases de datos de las identidades de clientes, protegidas por ley, información de patentes y propiedad intelectual, tanto la propia como la licenciada de terceros, etc.

Es una buena idea explorar las necesidades del rubro en materia de protección de servidores de impresión, impresión remota, gestión documentaria digital, etc. Y considerar por ejemplo un servicio CASB (Broker de seguridad para aplicaciones en la nube) en el caso de haber migrado los controles a SaaS.

Buenas prácticas ambientales

El medio ambiente ha ganado con las cuarentenas en todo el mundo. Los noticieros han reportado el regreso de los delfines en la Costa Verde y la desaparición de pirañas en el centro de Lima (broma) pero en general, el incremento de las transacciones digitales bancarias, las compras electrónicas y otras actividades basadas en tecnología actual, han reducido enormemente el uso de papel, tinta y tóner a nivel mundial.

Gracias a los esfuerzos de los fabricantes, los depósitos reciclables, las tintas y tóneres amistosos con el ambiente y los consumibles a granel, han contribuido significativamente a reducir el daño ambiental en lo que va del año. No todas son malas noticias, felizmente.