6 RAZONES FUNDAMENTALES PARA INCORPORAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN LAS ORGANIZACIONES

El problema se presenta en la gestión ‘no estructurada’ de información (e-mails, papel, faxes, PDFs, documentos Office, reportes, etc.), que representaría el 80% de todo el volumen de información existente, y para lo cual las empresas han invertido muy poco en el manejo y gestión de la misma.
Y por si fuera poco, el panorama se complica cuando se combinan estos nuevos desafíos con los documentos tradicionales, como recursos compartidos de archivos, portales, registros, formularios, informes y datos cuantitativos. Es aquí donde, Nelson Cano, Director y Co-fundador de CIMA LA, explica,a través de 06 razones fundamentales, la necesidad de aplicar e incorporar la gestión documental electrónica:

1. Colaboración:
Los empleados de los diferentes departamentos se encuentran con dificultades para trabajar de forma colaborativa sobre los proyectos, dossieres y expedientes de trabajo, debido a que sus criterios de clasificación y archivo no son los mismos para todos. Un gestor documental centralizado proporciona las herramientas de búsqueda, facilita la localización, el acceso y el tratamiento de los documentos por todos los departamentos: comercial, administración, calidad, etc.
2. Seguridad:
Resulta complicado implantar las adecuadas medidas de seguridad en el acceso y en el almacenamiento de los documentos en papel. Pueden deteriorarse, destruirse, ‘traspapelarse’ y ser accesibles de forma incontrolada. La gestión documental electrónica aporta la tecnología que permite cumplir la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la información, mediante controles de acceso y automatización de las copias de seguridad, back-up y copias en remoto.

3. Ahorros:
Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos y expedientes, en los tiempos de búsqueda de la información y en el consumo de material de oficina. (papel, tóner, fotocopias). También optimiza los recursos informáticos y de los sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos evitando duplicidades y copias no controladas.
4. Gestión del conocimiento:
Con mayor frecuencia de lo deseado se produce la destrucción arbitraria de papeles con información vital para la organización con la pérdida del conocimiento interno consiguiente. La gestión documental segura, preserva la información acumulada en los años de experiencia del equipo humano de la compañía. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y de los sistemas internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales. Por ejemplo, mediante las plantillas de formularios precargados en cada nuevo expediente que se crea, se guía al personal en la recopilación y procesamiento eficiente de la información y del conocimiento.
5. Imagen corporativa:
Mejora la imagen corporativa frente a los clientes por la utilización de tecnología avanzada, que además, reduce los plazos de entrega y mejora el servicio. Además, la gestión documental digitalizada contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel. Mejora la imagen interna y aumenta la motivación de los empleados porque minimiza las tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.
6. Productividad:
Todas estas razones se resumen en una, que en los últimos años está en boca de todo el mundo, porque ha quedado patente que es lo único que puede permitirnos volver a la senda de la competitividad: la productividad.

Podemos concluir entonces que un sistema informático de gestión documental es una herramienta para compartir, distribuir y gestionar la documentación en formato digital, representando una oportunidad para mejorar la productividad en todo tipo de organizaciones