La óptima gestión documental para el crecimiento del negocio

La óptima gestión documental para el crecimiento del negocio

Boris Fantini, Marketing and Communications Manager, Xerox LatAm

Aproximadamente el 40% de todas las actividades empresariales se basan en documentos según estudio desarrollado por Xerox del Perú, por lo cual, actualmente es crucial utilizar e implementar nuevas tecnologías para una mejor organización y gestión de los datos.

En la actualidad, la transformación digital es una realidad para grandes corporaciones y gobiernos. Dentro de esta estrategia uno de los principales pilares es la gestión documental, la cual contribuye al proceso de convertirlas en digitales manejando el capital más valorado por toda organización: la información que entra se procesa y sale de la misma.

Las empresas deben gestionar flujos de información provenientes de sus clientes, redes sociales, procesos de venta, controles operativos, posventa y recursos humanos, entre muchas otras fuentes. La capacidad de integrar estos datos a los distintos procesos del negocio permite un mejor entendimiento de las necesidades de los clientes, acelera y optimiza procesos operativos, reduce riesgos y brechas de seguridad y, sobre todo, ofrece una mejor visión del negocio a los tomadores de decisiones.

En ese sentido, los principales consejos y beneficios que todo negocio en crecimiento debe adoptar para tener una gestión documental de impacto son:

  1. Registre sus flujos de trabajo documental: Es importante que para este paso se puedan identificar los roles fundamentales de cada colaborador, los procesos que manejas y las tecnologías que se utilizan día a día en la operatividad laboral. Ello con el objetivo de determinar las principales áreas donde se necesita automatizar el trabajo, crear el perfil correcto del trabajador y solucionar la necesidad de documentar.

 

  1. Fomentar el trabajo en equipo: La gestión documental favorece e incentiva el trabajo en equipo. El hecho de contar con procesos integrados y digitales aporta a las tareas colaborativas y facilita el acceso a la información en cualquier dispositivo, desde cualquier lugar del mundo.

 

  1. Arme una hoja de ruta: Entre los principios que toda compañía debe tener para adoptar la gestión documental figuran: contar con un sistema de captura y recolección de información relevante y crítica de negocio; construir un entorno de impresión que funcione; controlar los costos de impresión y archivo; desplegar un gestor de contenidos apropiado para su negocio; integrar los sistemas en todas las oficinas, ubicaciones, así como en los trabajadores móviles; aplicar los estándares correctos para medir el área de impresión, las relaciones con los proveedores y el número de dispositivos en cada área de la empresa.

 

  1. No tener miedo a los cambios: En general las empresas deben de automatizar sus procesos porque vislumbran los beneficios de reducir costos, una mayor integración y estabilidad empresarial en el sector. La automatización de tareas es una decisión estratégica del management que luego debe permear en la estructura para ser efectiva. Las áreas de tecnología deben trabajar en conjunto con las áreas usuarias para garantizar una implementación alineada a las necesidades puntuales del proceso que se optó por automatizar. Es importante destacar que la incorporación de soluciones tecnológicas en las organizaciones debe contemplar la capacitación de las áreas involucradas, así como asegurar interfaces de usuario simples y amigables que faciliten su adopción.

Xerox dispone de servicios de procesamiento de documentos transaccionales que agilizan los procesos de negocios de las organizaciones para impulsar el crecimiento, reducir los costos y proporcionar una ventaja competitiva sostenible a los clientes.

Comments

comments

Google+ Linkedin

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

*

*